また、電子文書取扱要領(平成13年3月30日制定)の一部を別紙2のとおり改正したので、下記第2に留意の上、事務処理されるよう併せて通知します。

なお、「公印の押印を省略できる文書について」(平成4年11月30日付け文学第382号総務部長通知)は、廃止します。

記

第1　栃木県文書等取扱規程の改正

第36条(公印の押印)関係

1　施行文書には、第36条第2項各号に掲げる文書を除き、公印を押印しないこととするよう規定されました。

なお、同項各号により、公印を押印しなければならない文書は、次のとおりです。

(1)　法令等の規定により押印を要する文書

法令(様式を含む。)等の規定により、押印することが定められている文書

(2)　権利、義務又は事実証明に関する文書

ア　権利又は義務に関する文書

(ア)　特定の者に義務を課し、又はその権利を制限する内容の文書(訓、達、処分通知等)

(イ)　官公署、特定の個人又は団体からの申請、出願等に対し、許可、不許可等の意思を表示する内容の文書(許可、認可、免許、確認、承認、認証、証明などの指令書等)

(ウ)　文書の受発信により特定の法的効果が発生する文書(納入通知書、督促状、請求書等)

(エ)　その他権利又は義務の得喪に関する文書(契約書、協定書、合意書、示談書、委任状等)

イ　事実証明に関する文書

(ア)　公証的行為など対外的に公示すべき内容であって、公信性が要求される文書(証書等)

(イ)　訴訟その他第三者との紛争において証拠能力を持つべきものとして提出する文書(書証等)

(3)　前2号に掲げるもののほか、公印を押印することが特に必要であると認められる文書

ア　相手方から公印の押印を求められる文書

イ　公印がその形式の要素となる文書(表彰状、賞状、感謝状、辞令等)

ウ　その他公印の押印が特に必要と認められる文書

2　施行文書に公印を押印する場合には、回議書の取扱要領欄に「公印押印」と表示してください。

また、公印を押印せずに施行する文書には「公印省略」等の表示をせず、施行者名を右側に寄せ、終わりを1字分空けてください。

第2　電子文書取扱要領の改正

1　電子決裁により処理することができる起案

次に掲げる起案については、電子決裁により処理することができることとしました。

(1)　公印を押印する施行文書の起案

(2)　浄書等を文書学事課に依頼する起案

(3)　発送を要する起案

2　電子決裁後の処理

(1)　1の(1)から(3)までに掲げる起案については、電子決裁の終了後、栃木県文書等取扱規程第2条第2号に規定する原議を用紙に出力した上、その所定の欄にそれぞれ次のアからウまでに掲げる印を押印するものとします。

ア　栃木県公印規程(昭和49年栃木県訓令第15号)第6条第4項に規定する「公印押印済印」

イ　浄書等事務処理要領(平成13年3月30日制定)第4条第1項に規定する「浄書受付印」

ウ　栃木県文書等取扱規程第38条第1項に規定する「発送印」

(2)　(1)のウにかかわらず、主管課の文書管理主任が文書等を発送したとき又は主管課の長が託送物品を発送したときは、栃木県文書等取扱規程第38条第2項又は栃木県託送物品取扱規程(昭和51年栃木県訓令第6号)第6条第2項の規定によることとします。

(3)　用紙に出力した原議は、栃木県文書等管理規則(平成13年栃木県規則第17号)第10条各項及び第11条各項の規定に基づき、適切に保管及び保存並びに廃棄してください。