○栃木県文書等管理規則
平成13年3月30日
栃木県規則第17号
栃木県文書等管理規則を次のように定める。
栃木県文書等管理規則
(目的)
第1条 この規則は、知事が保有する文書等の管理に関して基本的な事項を定めることにより、文書等の適正な管理を図ることを目的とする。
(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書及び図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、職員が組織的に用いるものとして、知事が保有しているものをいう。
(2) 本庁 栃木県行政組織規程(昭和39年栃木県規則第27号。以下「組織規程」という。)第3条に規定する本庁をいう。
(3) 出先機関 組織規程第4条に規定する出先機関をいう。
(4) 幹事課 組織規程第11条の2第2項に規定する幹事課及び会計局会計管理課をいう。
(6) 文書事務 文書等の作成、取得から廃棄に至るまでの文書等に関する一切の事務をいう。
(7) 完結年度 処理が完結した文書等(以下「完結文書」という。)の完結した日の属する年度をいう。
(平19規則33・平25規則11・一部改正)
(文書等取扱いの原則)
第3条 職員は、文書等を取り扱う際には、適正かつ円滑に処理し、散逸、汚損等のないようにするとともに、常にその所在及び処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(文書等の管理体制等)
第4条 文書学事課長は、本庁及び出先機関における文書事務を総括する。
2 文書学事課長は、文書事務を適正かつ円滑に処理するため、文書事務に関する規程類の整備及び指導を行うものとする。
3 幹事課の長は、所属する部(危機管理防災局及び会計局を含む。以下同じ。)における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう、部内の指導、連絡及び調整に努めなければならない。
4 主管課の長(以下「主管課長」という。)及び出先機関の長は、主管課又は出先機関における文書事務を統括し、文書事務の適正かつ円滑な処理の促進を図らなければならない。
5 主管課長及び出先機関の長の行う文書事務の処理を適正かつ円滑に行わせるため、主管課及び出先機関に文書管理主任を置く。
(平19規則33・令5規則12・一部改正)
(文書等の収受)
第5条 主管課長及び出先機関の長は、文書等が到達したときは、速やかに収受しなければならない。
(文書等の作成)
第6条 本庁及び出先機関の事務処理に当たっては、文書等を作成しなければならない。この場合において、文書等は、分かりやすい用字用語で、平易かつ明確に記載するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な事案については、文書等の作成を省略することができる。
(文書等の分類及び整理)
第7条 主管課長及び出先機関の長は、文書等の検索を容易に行うことができるよう、系統的に文書等を分類及び整理しなければならない。
(文書等の目録等の作成)
第8条 主管課長及び出先機関の長は、前条の規定に基づき分類及び整理した文書等の目録等を作成しなければならない。
2 文書等の目録等には、登載対象となる簿冊等又は文書等ごとに別に定める事項を記載するものとする。
3 文書等の目録等は、栃木県情報公開条例(平成11年栃木県条例第32号)第32条に規定する公文書の検索に必要な資料として、随時又は定期的に更新を行い、これを整備しておかなければならない。
(完結文書の保存年限)
第9条 完結文書の保存年限は、長期(10年を超えるもの)、10年、5年、3年、1年及び1年未満とし、別表に掲げる基準に基づいて、本庁にあっては主管課長が、出先機関にあっては出先機関の長が主管課長に協議して、定めるものとする。
2 主管課長及び出先機関の長は、完結文書の保存年限の見直しを随時行い、必要があるときは、本庁にあっては主管課長が、出先機関にあっては出先機関の長が主管課長に協議して、当該完結文書の保存年限を変更することができる。
3 前2項の規定にかかわらず、保存年限到来後において、事務処理上必要があると認めるものについては、その必要とする期間保存年限を延長することができる。
4 保存年限は、保存年限が1年未満の完結文書を除き、当該完結文書の完結年度の翌年度の4月1日から起算する。
5 第1項の規定にかかわらず、随時又は定期的に更新する文書等については保存年限を定めず保管することができる。
(保管及び保存)
第10条 主管課長及び出先機関の長は、事務室内において文書等を適正に管理(以下「保管」という。)しなければならない。
2 主管課長及び出先機関の長は、保存年限が1年未満の完結文書を除き、完結文書を保存年限の起算日から1年間保管しなければならない。
3 1年間保管した完結文書は、保存年限が到来した完結文書を除き、本庁にあっては文書学事課長が指定する書庫において、出先機関にあっては出先機関の長が指定する場所に置き換えて適正に管理(以下「保存」という。)しなければならない。
4 前項の規定にかかわらず、主管課長及び出先機関の長は、事務処理上特に必要と認める完結文書については、その必要とする期間保管することができる。
(完結文書の廃棄)
第11条 主管課長及び出先機関の長は、保存年限(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が到来した完結文書を廃棄するものとする。ただし、保存年限が1年未満の完結文書については、事務処理上必要な期間が経過した後に廃棄するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、文書学事課長が指定する書庫において保存されている完結文書については、文書学事課長が主管課長と協議して廃棄することができる。
3 完結文書の廃棄は、文書等の内容、媒体等に応じて、適正かつ確実な方法により行うものとする。
(特例)
第12条 前条までに定めるもののほか法令、条例、他の規則等に文書等の管理に関し定めがあるときは、当該法令等の定めるところによる。
(実施細目)
第13条 この規則に定めるもののほか、文書等の管理に関し必要な事項は、知事が別に定める。
附則
1 この規則は、平成13年4月1日から施行する。
(平31規則14・令5規則12・一部改正)
(平31規則14・令5規則12・一部改正)
附則(平成19年規則第33号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成25年規則第11号)
この規則は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成31年規則第14号)
この規則は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和5年規則第12号)抄
(施行期日)
1 この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第9条関係)
保存年限区分
保存年限区分 | 項目 |
長期保存 | 1 県行政の総合的な企画及び調整並びに運営に関する基本的方針の決定及びその変更に関するもの 2 条例、予算その他県議会の議決、承認、認定及び同意並びに県議会への報告を要する事項の決定に関するもの(財政課の所掌するものに限る。) 3 条例、規則及び訓令の制定改廃に関するもの(主管課の所掌するものに限る。) 4 訴訟、あっせん、調停及び不服申立てに関するもの 5 叙位、叙勲及び褒章に関するもの(人事課及び各部幹事課の所掌するものに限る。) 6 県有財産の取得及び処分に関するもの(財産管理者(栃木県公有財産事務取扱規則(栃木県規則昭和52年第26号)第8条に規定する財産管理者をいう。以下同じ。)の所掌するものに限る。) 7 市町村の廃置分合、境界変更、名称変更等に関するもの 8 県行政の沿革に関するもの 9 職員の任用、進退、賞罰、履歴等に関するもの(人事課の所掌するものに限る。) 10 附属機関の委員及び専門委員の任用、進退、賞罰等に関するもの 11 退職手当の裁定に関するもの(人事課の所掌するものに限る。) 12 栃木県公報(文書学事課の所掌するものに限る。) 13 10年を超える有効期間の許認可等の行政処分に関するもの 14 その他10年を超えて保存を要するもの |
10年保存 | 1 表彰に関するもの(当該事務を統括する課又は出先機関の所掌するものに限る。) 2 県有財産の管理に関するもの(財産管理者の所掌するものに限る。) 3 5年を超え、10年以下の有効期間の許認可等の行政処分に関するもの 4 その他10年保存を要するもの |
5年保存 | 1 補助金の交付に関するもの 2 職員の給与に関するもの 3 附属機関の委員及び専門委員の報酬に関するもの 4 臨時的任用職員及び非常勤嘱託員の任免に関するもの 5 3年を超え、5年以下の有効期間の許認可等の行政処分に関するもの 6 その他5年保存を要するもの |
3年保存 | 1 予算決算に関するもの 2 監査に関するもの 3 3年以下の有効期間の許認可等の行政処分に関するもの 4 その他3年保存を要するもの |
1年保存 | 1 各種通知、照会、回答等の往復文書で軽易なもの 2 各種帳票及び伝票等 3 その他1年保存を要するもの |
1年未満保存 | 1 知事部局内部の事務連絡に関するもので定例的なもの 2 その他1年以上の保存を要しないもの |
取扱方法
1 長期保存の区分は、10年を超える保存年限を示すものであり、具体的に年数を定められるものについてはその年限を保存年限とし、具体的に年数を定められない場合は「永年」と表示する。
2 「永年」としたものは、保存期間が10年を超えた場合には随時保存年限を見直し、必要があると認めるときは保存年限の変更を行う。