第2　ファクシミリにより発送ができる文書は、栃木県文書等取扱規程第36条第2項各号に掲げる文書以外の文書とする。ただし、個人のプライバシーに関する情報等その内容から判断してファクシミリによる送付に適さないものを除く。

第3　ファクシミリにより文書を発送することのできる対象機関の範囲は、次のとおりとする。

(1)　本庁及び出先機関

(2)　ファクシミリにより発送をすることについて了解を得た相手方

第4　ファクシミリにより文書を発送する場合は、回議書による起案文書及び電子決裁による起案にあっては取扱い要領欄に、それ以外の起案文書にあっては余白にファクシミリ施行と表記又は登録した後決裁を受ける。

2　ファクシミリにより文書を発送する場合は、当該発送文書の1枚目の余白に別記様式第1を明記し、又はファクシミリ送信票(別記様式第2)を添付し、所定の事項を記入して発送する。この場合において、送付印(栃木県文書等取扱規程別記様式第16号)に送信枚数を付記して発送する場合はこの限りではない。

3　ファクシミリにより発送した文書の原稿については、電子決裁により決裁となったものを除き原議に添付し保管する。

第5　共同利用のファクシミリを設置している所属の長は、自己の所属に属さない事務に係る文書をファクシミリにより受領したときは、速やかに当該文書を所掌する所属の長に引き渡す。

2　感熱紙記録方式のファクシミリ装置を使用して受領した文書は、普通紙複写機により複写したもので収受の手続をとるものとする。

第6　ファクシミリによる文書の発送・受領に当たっては、不測の事態の発生等を十分考慮の上、慎重に取り扱わなければならない。

附則

附則