ついては、栃木県公印規程の運用について、下記事項に十分注意して適正に取り扱ってください。

記

第1条(趣旨)関係

この訓令は、公印の保管、使用等に当たって必要な事項を規定したものである。別に法律、政令、省令、条例、規則、他の訓令などにおいて、公印について定めがあるときは、その定めがこの訓令の特例として適用されるものであること。

第2条(公印の形状及び寸法)関係

公印の形状、寸法は原則として規程別表第1のとおりとし、その書体はてん書とする。したがって、特に認められた場合以外はこの形状、寸法等によらなければならないこと。特に認められた場合として、証明用、小型帳票用、表彰状用の知事印及び卒業証書や表彰状用の出先機関長印等がある。

第3条(公印の作成等)関係

公印を作成しようとするときは、あらかじめ承認を受けなければならない。また、承認を受けて公印を作成したときは、公印登録依頼書に印影を添えて経営管理部長に提出し、公印の登録を受けること。なお、公印登録依頼書に添える印影は、和紙に押印したもの3部とする。

公印は登録した後でなければ使用できないものであるから、使用開始の期日まである程度余裕をもたせて諸手続を進めること。

また、課所等の新設にともなってあらかじめ公印を作成する必要がある場合等の手続きについては、本庁の主幹課が行うこと。

第4条(公印管理者)関係

公印の保管管理は公印を保管する課所等の長(以下「公印管理者」という。)が行うとしているが、このことは公印管理の責任の所在を明らかにしたものであること。

なお、公印管理者に事故あるときは、あらかじめ公印管理者が指定した職員が、その事務を代行することとしたが、この場合の事故とは、旅行又は病気その他なんらかの事情によりその職務を自ら行い得ない場合をいうものであること。

本庁で使用する公印のうち、部長印及び課(室)長印については、経営管理部にあっては文書学事課長、経営管理部以外の部にあっては、各部の幹事課長が保管する。県印、知事印及び副知事印については、文書学事課長が保管する。

出先機関専用の知事印は、各地方合同庁舎財産管理者、県西環境森林事務所長及び日光、矢板両土木事務所長が保管することとし、各出先機関において使用する知事印は、原則として下表のとおりとする。

※　矢板土木事務所で保管する知事印については、当該土木事務所専用とする。

第5条(公印の保管方法)関係

調印式での押印や研修の受講終了の認印等、真にやむを得ない場合のみ、公印の持ち出しを認めるものであり、通常は印箱に納め、使用する場合のほかは金庫などに保管しておくこと。

第6条(公印の押印)関係

公印の押印を受ける場合は、押印すべき文書及び決裁済みの回議書を公印管理者に提示すること。公印管理者は、押印すべき文書と回議書の照合を厳重に行うとともに、回議書の所定の欄に必ず公印押印済印を押印し、又は文書管理システム(栃木県文書等取扱規程(平成13年栃木県訓令第1号)第2条第3号に規定する文書管理システムをいう。)に公印押印年月日を登録すること。

公印は、作成した文書に押印することにより、当該文書が真正なものであることを認証し、その文書について自ら責任を負うことを明らかにするものであるので、今後とも公印押印事務の適正な執行について十分注意すること。

出納員印、建築主事印及び小作主事印は、出納員、建築主事及び小作主事がそれぞれ法令の定めに従い使用するものであるから、その使用は直接出納員、建築主事及び小作主事が行うこと。

公印を押印する場合は、発信者名の末尾文字の半分にかかるようにし、また、公印の次が1字分空くように明確に押印すること。

特別押印申請書を提出して公印の押印を請求する文書とは、証明書、表彰状等で、そのあて先(受信者名)等が未確定であるが、事務処理上の都合により、特にあらかじめ公印を押印する必要のある文書を指すものであること。

第7条(印影の刷込み)関係

納入通知書、証票等で、公印を多数押印する必要があるものについては、事務の簡素化、能率化を図るため、当該公印管理者に印影刷込申請書を提出し、承認を受けて、当該文書にその印影を刷り込むことができる。

第8条(特別押印等用紙受払)関係

特別押印制度により押印した用紙及び印影刷込み制度により刷り込んだ用紙は、当該公印と同様の取扱いをすべきものであるから、その受払いは所定の受払簿により厳格に取扱うこと。

第9条(職務代行の公印の使用)関係

他の職員の職務を代行する場合においては、その職務を代行される者の公印を使用することとし、あらためて職務代理者の公印は作成しない。

第10条(公印の廃止)関係

事務所の廃止により公印を廃止した場合や、摩耗により公印を改刻した場合等は、旧公印の廃止届を提出すること。

廃止した公印を経営管理部長に提出する際の所定の手続きとは、栃木県財務規則(平成7年栃木県規則第12号)第136条及び第138条に基づく不用の決定及び廃棄の手続きであること。

第11条(旧公印の保存及び廃棄)関係

旧公印は、県印及び知事印は永年、その他の公印は廃止の日から3年間文書学事課において保存する。保存年限の経過したものは、裁断又は焼却等の方法により処分する。

第12条(印影等の告示)関係

公印を作成又は廃止したときは、公印登録依頼書又は公印廃止届に基づき、文書学事課において、公印の名称等必要事項を告示する手続きを行う。

第13条(公印の事故届)関係

公印管理者がその保管している公印に事故があったときの措置は、栃木県職員服務規程(昭和39年栃木県訓令第5号)第31条の規定による事故等の報告の措置とあわせて行うこと。

第14条(検査印等の保管管理)関係

別表第2に定めのない公印、許可印、検査印等についても、この規程に準じて保管管理を適正に行うこと。

その他

この規程により提出する公印作成申請書、公印登録依頼書、印影刷込申請書、公印廃止届、公印事故届、その他特に指定した書類は、本庁以外では本庁主管課を経由して提出すること。