1　鍵の保管管理

(1)　出先機関の長は、庁舎の出入口等の鍵の保管管理者(以下「保管管理者」という。)を定め、常にその所在を明確にしておくとともに引き渡しを受けた者については、紛失することのないよう留意させるものとする。

保管管理者は、所長補佐もしくは出先機関の長が指定したものとする。

(2)　保管管理者が、最後に退庁する場合のほか、鍵は最後に退庁することとなる者に引き渡すものとする。

(3)　保管管理者又は引き渡しを受けて最後に退庁したものは、出先機関の長があらかじめ指定した保管先があるときは、当該保管先に鍵の保管を依頼するものとし、保管先がないときは、自己の責任において保管するものとする。

(4)　出勤のため保管先から鍵を受取った者又は、自己の責任において鍵を保管した最終退庁者は、出勤後遅滞なく鍵を保管管理者に引き継ぐものとする。

(5)　自己の責任において、鍵を保管した最終退庁者は、前項の引き継ぎができないときは、保管管理者及び予備鍵の所持者にその旨を連絡し、出勤後遅滞なく鍵を保管管理者に引き継ぐものとする。

(6)　鍵の引き渡し及び引き継ぎは、鍵使用簿(様式例第1号)により行なうものとする。

(7)　出先機関の長は、必要と認めるときは、庁舎の出入口等の鍵の予備鍵を作り、その所持者を指定しておくものとする。

2　連絡体制の整備等

(1)　出先機関の長は、火災、盗難その他の緊急事態が発生した場合において、臨機の措置をとるため通報連絡についてあらかじめ警察署、消防署、市町村、その他の関係機関等に協力を依頼しておくものとする。

(2)　通報連絡の円滑を期するため、協力を依頼した関係機関等からの通報連絡を受けるための通報連絡責任者を2人以上定め、通報連絡者名簿(所属機関名、氏名、住所、電話番号等)を作成し、関係機関に提出しておくものとする。

(3)　通報連絡責任者、その他の職員は緊急事態の発生を知ったときは、出先機関の長、その他の上司に報告するとともにその指揮を受け事態の措置にあたるものとする。

なお、緊急事態発生の場合の職員相互の連絡体制を整備しておくものとする。

3　退庁時の火気点検及び施錠等

(1)　各室の最後の退出者は、退出の際、室内の火気を点検し電気器具の電源を取りはずし、窓、ドアーの施錠、並びに消灯等を確実に行なうものとする。

(2)　庁舎の最終退庁者は、前項の措置を行なうとともに庁舎全体について、火気及び戸締り等を点検確認し、庁舎の出入口に施錠した後、構内を巡視し異常のないことを確認のうえ退庁するものとする。

(3)　庁舎の最終退庁者は、前項の点検確認を点検簿(様式例第2号)により行なうものとする。

4　設備の整備等

次により、庁舎管理上又は行政運営上必要な設備の警備等を行なうものとする。

(1)　留守番電話の設置

住民からの緊急連絡が多い出先機関には、留守番電話を設置し、緊急事態発生に対処できるようにする。

なお、留守番電話による連絡先は、同一局内の職員宅とする。

(2)　非常通報機の設置

自動火災報知機の設置されている庁舎にはその機能を十分発揮させるため、非常通報機を設置し、消防署等に連結する。

(3)　耐火書庫の備え付け

木造庁舎でかつ住込職員のいない庁舎には、必要に応じ耐火書庫を備え付ける。

(4)　書類受箱の取り付け

住民に直接利害を与える期限付申請書類等の多い出先機関の庁舎には、書類受箱を取り付ける。

(5)　警備委託

地方庁舎は、警備保障会社に巡回警備を委託する。

5　その他

出先機関の長は、火災、盗難の防止及び庁舎、構内の設備、物品等の保全、その他庁舎管理の万全を期するため、本要領に定めるもののほか、必要な措置を講ずるものとする。