(趣旨)

第1条　この訓令は、栃木県文書等管理規則(平成13年栃木県規則第17号。以下「規則」という。)第13条の規定に基づき、本庁及び出先機関における文書等の取扱いに関し、別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において使用する用語の意義は、規則において使用する用語の例によるほか、次の各号に定めるところによる。

(文書管理主任)

第3条　文書管理主任は、栃木県事務決裁及び委任規則第11条第1項の表の代決者の欄に掲げる者のうちから、主管課長又は出先機関の長が指定する者をもって充てるものとする。

(文書管理主任の職務)

第4条　文書管理主任は、主管課長又は出先機関の長の命を受けて、主管課又は出先機関における次に掲げる事務を処理する。

(文書管理システムの利用)

第5条　起案、供覧その他文書等の処理等については、文書管理システムを利用しなければならない。ただし、これにより難いと文書学事課長が認めた場合は、この限りでない。

(公文の種類)

第6条　公文の種類は、次のとおりとする。

(公文の書式)

第7条　公文の書式は、栃木県公文例(別表第1)による。

(文書等の受領)

第8条　本庁に到達した文書等は、文書学事課長が受領するものとする。ただし、直接主管課に到達した文書等にあっては、主管課長が受領するものとする。

(料金未払等郵便物の受領)

第9条　本庁又は出先機関に郵便料金の未払又は不足の郵便物が到達したときは、公務に関するものと認められるものに限り、郵便切手により所定の料金を支払い受領するものとする。

(特別扱い文書の記載)

第10条　第8条の規定により受領した文書等のうち、電報、書留等の郵便物、「親展」、「有価証券在中」等の表示がある封書その他これらに類する文書(以下「特別扱い文書」という。)を受領したときは、特別扱い文書受付簿(別記様式第1号)に記載しなければならない。

(本庁における文書等の配布)

第11条　第8条第1項の規定により文書学事課長が受領した文書等は、次に定めるところにより主管課長に配布しなければならない。ただし、知事又は副知事宛ての親展文書は秘書室長に、部長宛ての親展文書は幹事課長に配布するものとする。

(収受の手続)

第12条　文書管理主任は、第8条第1項ただし書の規定により受領した文書等若しくは前条第1項の規定により配布を受けた文書等又は第8条第2項の規定により受領した文書等については、当該文書等の処理方針について主管課長又は出先機関の長の指示を受け、規則第5条の規定により、次に定めるところにより収受の手続をしなければならない。ただし、電子文書については、文書学事課長が別に定める。

(本庁における関係課への文書等の配布)

第13条　主管課長は、収受文書の事案の内容が本庁の他の課の分掌事務に関係すると認められるときは、当該収受文書の写しを関係する主管課長に配布しなければならない。

(親展文書の取扱い)

第14条　知事、副知事又は部長宛ての親展文書で、知事、副知事又は部長自ら処理するもの以外のものについては、秘書室長又は幹事課長は、当該文書を主管課長に回付しなければならない。

(収受文書の進行管理)

第15条　文書管理主任は、常に収受文書の処理状況を掌握し、迅速な処理が行われるように担当長を監督するものとする。

第16条　削除

(起案)

第17条　起案文書の作成は、回議書(別記様式第5号)を用いて行わなければならない。この場合において、回議書は、文書管理システムを利用して作成するものとする。

(回議書を用いない起案)

第18条　次のいずれかに該当する事案は、前条の規定にかかわらずそれぞれ当該各号に定めるところにより処理することができる。

(参考事項の付記等)

第19条　起案文書には、起案の理由、根拠法令その他参考となる事項を付記し、必要に応じて関係資料を添付しなければならない。

(供覧)

第20条　供覧文書(組織内において閲覧に供するため回付する文書等で意思決定を伴わないものをいう。)は、供覧書(別記様式第7号)を用いて処理しなければならない。この場合において、供覧書は、文書管理システムを利用して作成するものとする。

第21条　削除

(文書等の書き表し方)

第22条　文書等は、「現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)」、「常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)」、「送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)」及び「外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)」に基づき知事が定める公用文の書き表し方により書かなければならない。

(文書等の書式)

第23条　文書等の書き表し方は、左横書きとする。ただし、次に掲げる文書等は、縦書きとする。

(文書等の施行者名)

第24条　文書等の施行者名は、知事名、知事の職務代理者名又は権限の委任を受けた者の名を用いなければならない。ただし、文書等の性質及びその内容により、本庁にあっては副知事名、部長名、課長名を、出先機関にあっては当該出先機関の長名を用いることができる。

(起案文書の決裁順序)

第25条　起案文書は、担当長から順次上司の回議を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。

(起案文書の持ち回り)

第26条　起案文書のうち重要なもの又は説明を要するものについては、主管課長若しくは出先機関の長又はこれらの命を受けた者が持ち回り、決裁を受けなければならない。

(決裁印等)

第27条　決裁が終了した起案文書(電子決裁を利用したものは除く。)には、決裁印(別記様式第9号)を押印するものとする。この場合において合議を要する起案文書にあっては、合議を終了した後に決裁印を押印するものとする。ただし、決裁権者が担当長の場合には、決裁印に代えて決裁日を記入するものとする。

(電子決裁)

第28条　電子決裁による起案及び供覧については、文書学事課長が別に定める。

(本庁における起案文書の合議等)

第29条　本庁の他の課の分掌事務に関係のある事案について起案したときは、起案文書を同一部内にあっては主管課長、他の部にわたるものにあっては主管部長の決定又は決裁を経て、当該関係部課長に合議しなければならない。ただし、当該事案について、あらかじめ当該関係部課長に協議し、その同意を得ている場合は、これを省略することができる。

(文書学事課長への合議)

第30条　次のいずれかに該当する事案については、文書学事課長に合議しなければならない。

(合議した起案文書の回示等)

第31条　前2条の規定により合議した起案文書について、その決裁の趣旨が当初の起案と異なったとき、又は廃案になったときは、主管課長は合議した部課長にその旨を通知し、又は原議を回示しなければならない。

(条例案等の審査)

第32条　条例案、規則案、訓令案その他の規程案は、起案文書を主管部長に回議してから文書学事課長の審査を受けなければならない。この場合において、違式若しくは違法又は字句の訂正を要すると認めたときは、文書学事課長は、これを加除し、又は訂正することができる。

(文書等の記号及び番号)

第33条　施行する文書等には、次の表に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。

(施行文書の審査)

第34条　本庁において、知事名で施行する文書等は、決裁後、直ちに文書学事課長に回付し、書式及び字句の使用について、審査を受けなければならない。ただし、次のいずれかに該当する文書等は除くものとする。

(浄書等)

第35条　浄書、印刷又は製本(以下「浄書等」という。)を要する文書等については、起案者が適切な方法により行うものとする。ただし、本庁にあっては、文書学事課長が集中処理を適当と認めるときは、文書学事課長が別に定める方法により行うことができる。

(公印の押印及び電子署名)

第36条　施行する文書には、次項の場合を除き、公印を押印しないものとする。

(文書等の発送)

第37条　決裁が終了した文書等の発送は、文書管理主任が行うものとする。ただし、本庁にあっては、文書学事課長が集中処理を適当と認めるときは、文書学事課長が行うものとする。

(発送印等)

第38条　文書管理主任は、文書等を発送したときは、原議又は発送伺簿に発送印(別記様式第14号)を押印しなければならない。

(郵便料金の支払方法)

第39条　郵便料金は、料金後納とし、これにより難いときは、郵便切手を用いることができる。

(使送の方法)

第40条　文書学事課長は、次のいずれかに該当する文書等については、使送(自動車等により官公署を巡回して行う文書等の送達をいう。以下同じ。)により送達するものとする。

第41条　削除

(送付書の添付)

第42条　送付書が必要な文書等には、送付書を添付するものとする。ただし、第18条第1号から第3号までの規定により処理した文書その他の文書等で、他の地方公共団体又は県の機関に発するものについては、送付書を省略し、当該発送文書の上部余白に送付印(別記様式第16号)を押印し、所定の事項を記入して発送することができる。

(ファイル基準表)

第43条　規則第8条第1項の規定に基づき主管課長及び出先機関の長は、毎年度、翌年度のファイル基準表(別記様式第17号)を文書学事課長が指定する期日までに作成しなければならない。

(未完結文書の整理)

第44条　事務の処理が完結しない文書等は、担当者名を記入した懸案フォルダー(別図第1号)等に整理し、キャビネット、鉄庫その他の適切な収納器具(以下「収納器具」という。)に収納するものとする。

(完結文書の整理)

第45条　完結文書(1年未満の保存年限が定められた完結文書、暦年整理を必要とする完結文書その他特別の事情のあるものを除く。)は、ファイル基準表に基づき、簿冊(別図第2号)、フォルダー(別図第3号)等(以下「簿冊等」という。)を用いて年度ごとに整理するものとする。ただし、保存年限が長期の完結文書についてはフォルダーを用いないこととし、電子文書及び映像又は音声等が記録されたものについては、文書管理システム又は記録媒体(磁気ディスクその他の電磁的記録に係る記録媒体に限る。以下同じ。)に年度ごとに整理するものとする。

(索引目録)

第46条　主管課長及び出先機関の長は、前条第1項の簿冊等及び記録媒体については、簿冊等及び記録媒体ごとに索引目録(別記様式第18号)を作成し、かつ、これを当該簿冊等及び記録媒体に添付しなければならない。ただし、これにより難い場合は、索引目録の作成を省略することができる。

第47条　削除

(完結文書の引継ぎ等)

第48条　本庁における完結文書は、完結年度の翌々年度の文書学事課長が指定する期間に、当該完結文書に完結文書引継書(別記様式第19号)を添付して、文書学事課長に引き継がなければならない。この場合において、完結文書は、文書学事課長が別に指示する方法により整理しなければならない。

(引継ぎの審査)

第49条　文書学事課長は、前条第1項の規定により完結文書の引継ぎの依頼があったときは、その適否を審査し、適当であると認めたものについては、引継ぎを受け、当該主管課長に対し、完結文書引継完了通知書(別記様式第20号)及び別に定める引継完了簿冊目録を送付するものとする。

(保存上の注意)

第50条　規則第10条第3項の規定により保存する完結文書(以下「保存文書」という。)は、常に閲覧できるように分類し、整理しておくとともに、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(マイクロフィルムの撮影等)

第51条　文書学事課長は、保存文書のうち保存年限が長期のものを主管課長と協議してマイクロフィルムに撮影することができる。ただし、争訟に関係しているもの、争訟に関係するおそれがあるもの、法令に保存年限の定めのあるものその他保存文書をそのまま保存することが適切であるものを除くものとする。

(保存文書の持ち出し)

第52条　第48条の規定により文書学事課長が引継ぎを受けた保存文書を閲覧しようとする者は、文書学事課長に申し出なければならない。

(保存文書の管理委任)

第53条　保存文書(出先機関におけるものを除く。)のうち、必要と認められるものは、適切な機関にその管理を委任することができる。

第54条　規則第11条第1項及び第2項の規定により完結文書を廃棄したときは、文書学事課長、主管課長及び出先機関の長は、別に定める保存・保管文書台帳に廃棄した年月日を記入しなければならない。

(県議会提出議案)

第55条　県議会に提出する議案は、主管課長が作成し、財政課長に送付しなければならない。

(条例の公布手続)

第56条　条例案について、県議会の議長から議決の旨の通知があったときは、財政課長は、直ちに議決条例本文を付して文書学事課長に送付しなければならない。

(公報登載)

第57条　公報に登載する事項(条例を除く。)は、主管課長が作成し、原議とともに文書学事課長に送付しなければならない。

(秘密文書の指定等)

第58条　秘密保持のため特別な取扱いを要する文書等(以下「秘密文書」という。)については、主管課長及び出先機関の長以上の職にある者が、秘密保持のために特別に取扱う期間(以下「特別取扱期間」という。)を定めて指定するものとする。

(秘密文書の決裁)

第59条　秘密文書について決裁を受ける場合には、当該秘密文書の指定をした者又はその命を受けた者が携行しなければならない。

(秘密文書の保管)

第60条　秘密文書は、施錠できる金庫等に保管しなければならない。

(秘密文書の施行)

第61条　主管課長又は出先機関の長が自ら処理した秘密文書を発送するときは、当該文書に文書記号表に定める記号の次に「親」を付し、親展文書整理簿による毎年4月1日に第1号から始まる一連の番号を付し、封筒に「親展」の表示をして発送しなければならない。

(特例)

第62条　この訓令に定める電子文書以外の電磁的記録の取扱いについては別に定める。

(文書学事課長への委任)

第63条　この訓令に定めるもののほか、文書等の取扱い等に関し必要な事項は、文書学事課長が別に定める。