(趣旨)

第1条　この要領は、栃木県文書等取扱規程(平成13年栃木県訓令第1号。以下「規程」という。)第12条第1項ただし書、第28条及び第63条の規定に基づき、電子文書の取扱いに関して、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この要領で使用する用語の意義は、規程で使用する用語の例による。

(電子文書の収受)

第3条　電子メール、文書管理システムその他の行政情報システム(以下「文書管理システム等」という。)又は電磁的記録媒体によって受領した電子文書は、文書管理システム等に登録するものとする。ただし、規程第28条に定める電子決裁機能を用いて処理するもの以外は、用紙に出力して、規程第12条各項の規定により収受するものとする。

(電子メール等による電子文書の収受日)

第4条　電子メール又は文書管理システム等により受領した電子文書の収受日は、利用する電子メールシステム又は文書管理システム等に当該電子文書が記録された日とする。

(電子決裁)

第5条　作成又は収受した電子文書を、用紙に出力せず回議又は供覧する場合は、文書管理システム等の電子決裁機能を用いて行うものとする。

(電子決裁で処理できる事案)

第6条　電子決裁は、規程第26条に定める持ち回りを要する起案に該当する場合を除き、処理することができるものとする。

(電子文書の施行)

第7条　電子文書(公印を押印するものを除く。)は、電子メール又は文書管理システム等により施行することができるものとする。

(電子署名付与及び電子メール施行の表示)

第8条　電子文書に電子署名を付与する場合は、回議書の取扱要領欄に「電子署名付与」と表記の上決裁を受けるものとする。

(電子文書の保存、廃棄等)

第9条　回議書又は供覧書に添付する電子文書は、文書管理システム等に保存するものとする。ただし、ファイル容量が大きい等の理由により、文書管理システム等への保存が困難な電子文書については、適切な電磁的記録媒体を利用するものとする。

(電子文書の消失等の防止)

第10条　前条第1項及び第3項の規定により電子文書を保存するときは、文書管理システム等及び電磁的記録媒体の操作の誤り、経年劣化等による電子文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する対策を講ずるものとする。

(電子文書の出力)

第11条　第9条第1項及び第3項の規定により電子文書を保存するときは、当該電子文書の内容が必要に応じて画面等に直ちに出力できるよう措置しておくものとする。

(電子文書の廃棄方法)

第12条　第9条第2項の規定により電子文書を廃棄するときは、消去、電磁的記録媒体の破壊等適切な方法により、他の者が再生できないよう確実に処理するものとする。