この要領は、栃木県文書等取扱規程(平成13年栃木県訓令第1号。以下「文書規程」という。)第51条に定めるマイクロフィルムへの撮影等に関し、必要な事項を定めるものとする。

第2　マイクロフィルムの撮影の対象とする文書等の撮影計画

文書学事課長は、毎年3月末日までに、翌年度に撮影するマイクロフィルムの撮影の対象とする文書等(以下「撮影文書」という。)について調査を行い、年間の撮影計画を定めるものとする。

第3　撮影文書の審査等

文書学事課長は、撮影文書について、次の各号に定める審査を行い、撮影できないものについては、主管課長に補完させるものとする。

(1)　撮影文書の標題、索引目録又は内容の鮮明度について不適当と認めたときは、主管課長に整理又はなで書きを行わせるものとする。

(2)　撮影文書中に保存の必要がないと思われる文書等が含まれていると認められるものは、主管課長にその旨を通知し引き抜きを行わせるものとする。

(3)　撮影文書の汚損が著しく撮影不可能と認められるものについては、その旨を主管課長に通知し、差し替え等を行わせるものとする。

第4　撮影等業務の実施

1　文書学事課長は、マイクロ文書(撮影文書を撮影したマイクロフィルムをいう。以下同じ。)の作成、劣化対策等に係る業務(以下「撮影等業務」という。)を行うときは、マイクロ撮影業者(以下「受託者」という。)に委託して行うものとする。

2　文書学事課長は、撮影等業務を受託者に行わせるときは、マイクロ文書撮影等指示書(別記様式第1号。以下「指示書」という。)をもって発注するものとする。

3　受託者は、撮影等業務を行うときは、文書学事課長が別に定める栃木県マイクロ文書撮影仕様書(以下「撮影仕様書」という。)及び劣化対策業務仕様書並びに日本産業規格等に基づくほか、指示書に従わなければならない。

第5　マイクロフィルムの規格及び種類

1　マイクロフィルムの規格

マイクロフィルムは、16mm幅マイクロフィルム(無孔)又は35mm幅マイクロフィルム(無孔)を用いて作成するものとする。

2　マイクロフィルムの種類

マイクロフィルムは、撮影文書の利用方法及び利用頻度により、次のいずれかの種類とする。

ア　16mmロールフィルム

イ　35mmロールフィルム

第6　撮影等業務の立会い

文書学事課長は、受託者が撮影等業務を行うに当たり必要があると認めるときは、職員を立ち会わせるものとする。

第7　納品検査

1　受託者は、マイクロ文書を作成したときは、作成したマイクロ文書について、日本産業規格等に基づき、次に掲げる納品前検査を行うものとする。

(1)　外観検査

(2)　可読性検査

(3)　残留チオ硫酸塩検査

(4)　残留銀化合物検査

(5)　濃度検査

2　受託者は、前項の検査に合格したマイクロ文書について、所定の事項を記入した整理分類票(別記様式第2号)を、ロールフィルムを収容するカートリッジ又は容器に張り付け、撮影仕様書に定める索引及び完成品検査報告書を添付のうえ納品するものとする。

3　前2項の規定は、受託者が、劣化したマイクロ文書に代える複製フィルムを作成した場合について準用する。ただし、索引の添付は不要とする。

4　文書学事課長は、受託者からマイクロ文書を受領しようとするときは、あらかじめ指定した職員(以下「検査職員」という。)に納品検査を行わせるものとする。

5　検査職員は、納品されたマイクロ文書について、撮影仕様書等に基づき納品検査を行うものとする。

第8　マイクロ文書の受領

検査職員は、第7第5項に定めた納品検査を完了し、適当と認めたときは、マイクロ文書を受領するとともに、納品検査の結果を納品検査調書(別記様式第3号)により文書学事課長に報告しなければならない。

第9　マイクロ文書保存台帳の登記等

文書学事課長は、マイクロ文書を受領したときは、文書規程に定めるマイクロ文書保存台帳(以下「保存台帳」という。)に所定の事項を登記するとともに、併せて受領した索引を整理、保管するものとする。

第10　マイクロ文書の保存

1　文書学事課長は、マイクロ文書をフィルムナンバーの順にマイクロ・キャビネットに保存するものとする。

2　マイクロ・キャビネット内の空気の相対湿度は、キャビネット内全体が常に30％～40％を保つよう、調湿剤及び乾燥剤等を用いて、調整を図るものとする。

3　キャビネット内の酢酸ガス濃度を軽減するため、35mmロールフィルムについては格納する容器毎に、16mmロールフィルムについてはキャビネット内に吸着剤を入れる等の対策を行うものとする。

4　キャビネット内の気温は、21℃以下を保つよう、空調設備等により調整を図るものとする。

第11　マイクロ文書の利用

1　マイクロ文書の閲覧又は複写をしようとする者は、マイクロ文書利用簿(別記様式第4号)に所定の事項を記入の上、閲覧等を行うものとする。

2　引伸機によるマイクロ文書の複写を希望する者は、マイクロ文書複写依頼票(別記様式第5号。以下「複写依頼票」という。)に所定の事項を記入し、文書学事課長に提出するものとする。

3　マイクロ文書の複製フィルム(以下「複製」という。)の作成を希望する者は、マイクロ文書複製依頼書(別記様式第6号。以下「複製依頼書」という。)を文書学事課長に提出するものとする。この場合、複製の利用方法及び管理方法について、別に定めるところにより事前に文書学事課長と協議を行わなければならない。

4　引伸機によるマイクロ文書の複写及び複製の作成は、委託により行うものとし、撮影等指示書により発注するものとする。

5　マイクロ文書の利用に当たっては、マイクロ文書を損傷しないように注意するとともに切断、抹消、訂正等を行ってはならない。

6　マイクロ文書の利用に当たり、マイクロ文書を損傷したとき又はマイクロ文書に異状を認めたときは、直ちに文書学事課長に報告し、その指示を受けなければならない。

第12　定期検査

検査職員は、次に定める定期検査を行わなければならない。

(1)　撮影6か月後の検査

ア　マイクロ文書の膜面にカビの発生又は変色等の有無

イ　ゼラチン膜の粘着損傷の有無

ウ　その他フィルムの保存上に影響を及ぼすおそれがあるもの等の有無

(2)　保存マイクロ文書の検査

毎年度マイクロ・キャビネットごとにマイクロ文書を抽出し、前項の例により定期的に検査を行う。

(3)　(2)の検査を終了したときは、その結果を保存台帳に記入するとともに、検査の結果異状が認められたときは、直ちに文書学事課長に報告し、その指示を受けなければならない。

第13　劣化対策の実施方法

1　文書学事課長は、撮影等業務のうち、マイクロ文書の劣化対策に係る処理については、酢酸ガス等による劣化の可能性がある各マイクロ文書を対象に、3年に1回以上の頻度となるよう、毎年度継続的に実施するものとする。この場合において、受託者に業務を行わせる時期は、大気中の湿度が高い5月から10月を避けるものとする。

2　劣化対策を目的に複製を作成したときは、元のマイクロ文書に代えて管理・保存するものとする。

第14　撮影文書の廃棄等

文書学事課長は、納入検査及び撮影6か月後の検査の結果、マイクロ文書に異状がないと認めたときは、当該撮影文書は、歴史的価値を有するものを除き、遅滞なく廃棄するものとする。

第15　マイクロ文書の廃棄

文書学事課長は、文書規程第54条の規定に基づきマイクロ文書を廃棄したときは、当該マイクロ文書の廃棄年月日を保存台帳に記入するものとする。

附則

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