○栃木県電子契約実施要領の制定について
令和6年3月14日
会管第327号
会計局参事兼会計管理課長通知
各課長
各公所長
会計事務の効率化、ペーパーレス化等を図るため、県が調達する「物品・役務」において、令和6年度予算執行分の契約から電子契約を導入することとし、その取扱いについて、別添のとおり実施要領を定めたので、通知します。
なお、適用年月日は下記のとおりです。
記
(趣旨)
第1条 この要領は、栃木県が契約(栃木県建設工事等執行規則(昭和48年栃木県規則第62号)の適用を受ける建設工事及び建設工事関連業務委託に係るものを除く。)を締結する手続において、契約内容の電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)により行う手続(以下「電子契約」という。)の実施に関し、栃木県財務規則(平成7年栃木県規則第12号)(以下「財務規則」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。なお、この要領に定めのないものについては、それぞれの契約締結手続に係る実施要領等の定めるところによる。
(1) 電子契約サービス
サービス提供事業者が県及び契約相手方の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う立会人型電子契約サービスをいう。
(2) サービス提供事業者
電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(3) 電子署名
地方自治法(昭和22年法律第67号)第234条第5項の規定により講ずべき措置とされる電子署名として、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名であって主務省令で定める基準に適合するものをいう。
(4) タイムスタンプ
サービス提供事業者が電子署名を付与する際に用いる電子的な時刻証明をいう。
(5) 電子契約書
法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成する契約書をいう。
(6) 契約書一式
書面により契約書を作成・製本する場合と同一のものをいう。
(7) アカウント
電子契約サービスを利用するための権利をいう。
(8) パスワード
電子契約サービスを利用するために必要となる暗証文字列をいう。
(9) アップロード
電子契約書等の電磁的記録を電子契約サービスに送信する行為をいう。
(10) 所属
財務規則第2条に規定する課及び公所をいう。
(電子契約サービスの利用範囲)
第3条 電子契約サービスは、知事又は公所の長が締結する契約のうち、次に掲げるものに利用できるものとする。ただし、法令等の規定により書面の契約書が必須となる契約、契約期間が10年を超える契約等は除くものとする。
(1) 売買契約
(2) 売買単価契約
(3) 賃貸借契約
(4) 委託契約
(5) 請負契約 等
(電子契約の運用管理者)
第4条 電子契約サービスの運用及び管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置き、会計管理課長をもってこれに充てる。
2 運用管理者は、次に掲げる業務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスの利用可能な状態の維持
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性の確保
(3) 電子契約サービスの効率的な運用及び適正な管理
(4) その他電子契約サービスの運用及び管理のために必要な事項
(承認者等の設置)
第5条 所属長は、自所属内に承認者を置き、栃木県文書等管理規則(平成13年栃木県規則第17号)第4条第5項に定める文書管理主任をもってこれに充てる。
2 承認者は、契約の相手方及び所属長又は担当者が承認した契約書が決裁を受けたものと相違ないことを確認し承認する職責を担うものとする。
3 所属長は、自所属内に担当者を置き、電子契約サービスを利用した契約事務を行わせることができるものとする。
(アカウント等の取扱い)
第6条 アカウントは、運用管理者が設定し、各所属に付与する。
2 組織改編等に伴うアカウントの変更は、運用管理者が行う。
3 アカウントの管理及び使用は、所属長が行う。
4 パスワードの管理、設定及び変更は、所属長が行う。
5 所属長は、その管理の下、第5条の規定により設置した承認者及び担当者にアカウント及びパスワードを使用させるものとする。
6 所属長は、パスワードを業務に従事しない者に知られることのないよう厳重に管理しなければならない。
(電子契約の利用)
第7条 所属長は、執行する契約案件について電子契約サービスの利用を可能とするときは、当該契約の相手方の選定に際し、電子契約サービスの利用が可能であることを明示するものとする。
(電子契約書のアップロード)
第8条 所属長又は担当者は、次の手順で電子契約書のアップロードを実施する。
(1) 所属の電子メールアドレス及びパスワードにより、電子契約サービスにログインする。
(2) 契約内容について契約の相手方と協議し、所属長の決裁を得た後の契約書一式をアップロードする。なお、アップロードするファイルの形式は、PDFデータ形式とする。
(3) 書類情報及び契約の相手方の詳細情報等を入力し、電子契約書の送信順等の設定を行う。
(契約書の送信順)
第9条 所属長又は担当者は、アップロードした契約書一式の送信を、原則として次に掲げる順に行うものとする。
(1) 契約の相手方(承認者)
(2) 所属長又は担当者
(3) 承認者
2 契約の相手方が希望した場合は、契約の相手方(承認者)より前に、契約の相手方(担当者)を設定することができるものとする。
4 所属長又は担当者及び承認者のメールアドレスは、第6条の規定により付与されたアカウントに設定されたものを用いるものとする。
(契約内容の確認・承認)
第10条 契約の相手方は、電子契約サービスから送信された電子メールに記載された方法に従い、アップロードされた契約書一式が事前に協議したものと相違ないことを確認し、契約内容に同意の上、承認するものとする。ただし、アップロードされた契約書一式が事前に協議したものと異なる等の誤りがある場合は、承認せずに、速やかに所属長又は担当者に連絡するものとする。
2 所属長又は担当者は、電子契約サービスからメールが送信されたときは、再度、契約の相手方の氏名等に誤りがないこと及びアップロードした契約書一式が決裁を受けたものと相違ないことを確認し、承認するものとする。
3 承認者は、電子契約サービスからメールが送信されたときは、前項と同様に確認し、承認するものとする。
(契約の締結)
第11条 前条の規定による手続により、アップロードされた契約書一式に電子署名及びタイムスタンプが付与され、契約が締結となる。
2 所属長又は担当者は、契約が締結されたときは、電子契約サービス上の「締結済み」フォルダにより、締結された電子契約書の内容、契約締結日等を確認するものとする。
(電子契約書の保存)
第12条 電子契約における契約書の正本は、電子契約サービス上に保管される電子契約書とする。
2 電子契約書は、第10条第3項の規定によりアップロードされた契約書一式に電子署名及びタイムスタンプが付与された日から起算して10年間有効なものとする。
3 所属長又は担当者及び契約の相手方は、契約締結後、電子契約サービスから送信される契約締結完了メールに添付された電子契約書のPDFデータファイルを適切に保管するものとする。
2 電子契約による原契約の変更契約を書面により行った場合においては、原契約の電子契約書は、電子契約サービス上に保管を継続するものとする。
(契約の解約又は契約の解除)
第15条 所属長は、契約の解約又は契約の解除となった場合は、別の方法により履歴を管理する。なお、解約前又は解除前の電子契約書は、電子契約サービス上に保管を継続する。ただし、解約又は解除に係る通知を発する必要が生じた場合は、別の方法により通知する。
附則
この要領は、令和6(2024)年4月1日から施行する。
