個人情報保護制度のあらまし

高度情報化社会の進展により、行政機関や民間事業者が個人情報を大量に蓄積し、利用することが可能となり、その取扱いを誤ると、個人の権利利益が侵害されるおそれが増大してきたことから、県が保有する個人情報を保護するための制度として、栃木県個人情報保護条例を制定し、平成13年10月に発足しました。

また、個人情報保護の意識の高まりを背景とした個人情報保護法等の成立などを踏まえ、個人情報の一層適正な取扱いを確保するため、平成17年に公安委員会及び警察本部長を実施機関に加えること並びに利用停止請求権を新たに設けることなど条例の改正を行いました。

さらに、個人情報保護法の一部改正に伴い、個人情報の定義の明確化、要配慮個人情報に係る規定の整備等を図るため、平成29年に条例の改正を行いました。

この制度は、個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めるとともに、県の実施機関が保有する個人情報の開示、訂正及び利用停止を求める権利を明らかにすることにより、県政の適正な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的としているもので、制度の円滑な運用には職員はもちろんのこと、県民一人一人が個人情報保護の重要性を認識し、個人の権利利益を侵害することのないよう適正な取扱いが必要であると考えております。

栃木県個人情報保護条例における個人情報とは、個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいいます。
当該情報に含まれる氏名、生年月日その他記述等により特定の個人を識別できるもの
個人識別符号が含まれるもの

要配慮個人情報

栃木県個人情報保護条例における要配慮個人情報とは、本人に対する不当な差別、偏見等の不利益が生じないように、その取扱いに特に配慮を要するものをいい、具体的には次の記述を含んだ個人情報を定めています。
本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、心身の機能の障害があること、健康診断等の結果、医師等により指導又は診療若しくは調剤が行われたこと、刑事事件に関する手続が行われたこと、少年の保護事件に関する手続が行われたこと

保有個人情報

栃木県個人情報保護条例における保有個人情報とは、公文書に記録された個人情報をいいます。

実施機関が取り扱う個人情報の適正な取扱い

(1) 個人情報の収集

あらかじめ個人情報を取り扱う事務の目的を明確にして、目的の達成に必要な範囲内で適法で公正な方法により収集します。
要配慮個人情報は、原則として収集しません。
本人の同意があるときや個人の生命、身体、財産を保護するため緊急でやむを得ないときなどを除き、原則として、本人から直接収集します。
本人から直接書面で収集するときは、原則として利用目的を本人に明示します。

(2) 個人情報の利用・提供

本人の同意があるときや個人の生命、身体又は財産を保護するため緊急でやむを得ないときなどを除き、原則として、個人情報を取り扱う事務の目的以外のために、利用したり提供したりをしません。
法令等の規定に基づくときや犯罪の予防など、公共の安全と秩序の維持を目的として警察などに提供するとき又は公益上の必要があり、必要な保護措置が講じられているときを除き、保有個人情報を実施機関以外のものに提供しません。（電気通信回線を用いた情報機器の結合（オンライン結合）による場合も同様です。）

(3) 個人情報の適正な管理

個人情報を取り扱う事務の目的達成に必要な範囲内で、正確で最新の内容に保つよう努めます。
個人情報の漏えい、滅失、き損の防止その他の適正な管理のために必要な措置を講じます。
保有する必要がなくなった個人情報は、確実かつ速やかに消去します。

(4) 個人情報取扱事務の登録

個人情報を取り扱うときは、事務の名称、目的、収集先などを記載した個人情報取扱事務登録簿を作成し、個人情報の取扱いの状況を明らかにします。
個人情報取扱事務登録簿は、県民プラザ（栃木県庁本館2階）で閲覧することができます。

保有個人情報の開示請求制度

(1) 保有個人情報の開示請求をすることができる方

実施機関が保有している自分の情報は、どなたでも「保有個人情報開示請求書」を提出して、開示請求をすることができます。
開示請求は、本人に限り認められますが、未成年者や成年被後見人の法定代理人の方は、本人に代わって開示請求をすることができます。

(2) 保有個人情報の開示・非開示の決定

開示請求があった保有個人情報は、(3)に掲げる非開示情報を除き、原則開示されることになります。
開示請求があった保有個人情報が存在しているかどうかを答えるだけで、非開示情報を開示することになるときは、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、非開示決定をすることができます。
開示決定は、開示請求があった日から14日以内に行い、開示請求者に通知します。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、46日以内に限り延長することがあります。

(3) 非開示情報

法令等の規定により開示することができない情報
開示することで、開示請求者の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがあるもの
本人以外の個人に関する情報で、特定の個人が識別されるもの
法人等に関する情報であって、開示することにより、当該法人等の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの
個人に対する評価・判断を伴う事務に関する個人情報であって、開示することにより、その事務の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの
開示することにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査、公訴の維持、刑の執行その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあるもの
県や国等の審議、検討、協議に関する情報であって、開示することにより、率直な意見の交換や意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれがあるもの
県や国等が行う事務事業に関する情報であって、開示することにより、その事務事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの

(4) 開示の実施

保有個人情報の閲覧や写しの交付等は、決定通知書に記載された日時、場所において行います。
開示の実施を受ける場合は、決定通知書のほかに本人確認のための書類を持参してください。

(5) 費用負担

閲覧は無料です。
写しの交付を受ける場合は、コピー代の実費（1枚10円）を負担していただきます。

保有個人情報の訂正請求制度

(1) 保有個人情報の訂正請求をすることができる方

開示を受けた自分の保有個人情報に事実の誤りがあると認める方は、「保有個人情報訂正請求書」を提出して、訂正請求をすることができます。
訂正請求は、本人に限り認められますが、未成年者や成年被後見人の法定代理人の方は、本人に代わって訂正請求をすることができます。

(2) 保有個人情報の訂正・非訂正の決定

訂正請求があった保有個人情報は、訂正の権限がないときや調査の結果訂正しないことに正当な理由があるときを除き、原則訂正されることになります。
訂正決定は、訂正請求があった日から30日以内に行い、訂正請求者に通知します。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、30日以内に限り延長することができます。

保有個人情報の利用停止請求制度

(1) 保有個人情報の利用停止をすることができる方

自分の保有個人情報が条例の規定に違反して収集・提供されているなど不適正であると認める方は、「保有個人情報利用停止請求書」を提出して、利用停止請求をすることができます。
利用停止請求は、本人に限り認められますが、未成年者や成年被後見人の法定代理人の方は、本人に代わって利用停止請求をすることができます。

(2) 保有個人情報の利用停止・非利用停止の決定

利用停止請求があった保有個人情報は、利用停止をすることにより事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるときを除き、原則利用停止されることになります。
利用停止決定は、利用停止請求があった日から30日以内に行い、利用停止請求者に通知します。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、30日以内に限り延長することができます。

保有個人情報の開示請求、訂正請求、利用停止請求の方法

請求の窓口は、次のとおりです。

保有個人情報を保有している本庁各課局室、各出先機関など

保有個人情報を保有している課局室等がわからない場合は、文書学事課情報公開推進室（栃木県庁本館2階県民プラザ）

請求をするためには、本人確認の手続が必要となりますので、次の書類を請求の際に提出するか提示してください。

　【本人が請求をする場合】

　本人の個人番号カード（マイナンバーカード）、運転免許証、旅券など

　【法定代理人が請求をする場合】

　法定代理人の個人番号カード（マイナンバーカード）、運転免許証、旅券など

　法定代理人であることを証明するための書類として戸籍謄本、登記事項証明書など

訂正請求をする場合は、上記の書類に加えて、訂正を求める内容が事実に合致していることを証明する書類等の提出が必要です。
利用停止請求をする場合は、上記の書類に加えて、利用停止を求める内容を証明する書類等の提出が必要です。
病気や身体の障害のため、来庁することが困難な方については、郵送による請求をすることができます。郵送による請求を希望される方は、文書学事課情報公開推進室（TEL 028-623-2059　FAX 028-623-2057）までお問い合わせください。

口頭による開示請求が行うことができる保有個人情報

実施機関が行う資格試験や入学試験における得点や順位などのように、一度に多くの開示請求が見込まれ、一律に開示の判断をすることができる保有個人情報については、開示請求書の提出ではなく、口頭により開示請求をすることができます。
口頭による開示請求は、実施機関があらかじめ定めた保有個人情報について行うことができます。
口頭による開示請求を行うことができる保有個人情報として、栃木県公報において告示されたものは、「口頭による開示請求を行うことができる保有個人情報」をご覧ください。なお、詳細については、各試験の案内等で確認してください。