○行政資料の収集管理に関する要領
平成19年2月15日
制定
(趣旨)
第1条 この要領は、情報公開の総合的推進に関する要綱(平成19年2月15日制定。以下「要綱」という。)第6条の規定に基づき、県民プラザにおいて閲覧等に供する行政資料の収集及び管理に関し必要な事項について定めるものとする。
(1) 行政資料 県民の利用に供するため、県が刊行又は作成した計画書、調査報告書、事業概要書、広報資料その他これに準ずる資料をいう。
(2) 課所等 知事部局の本庁の課及び室並びに出先機関、企業局及び各行政委員会をいう。
(行政資料の確保)
第3条 文書学事課長は、行政資料の確保を図るため、各課所等が刊行又は作成する行政資料を調査し、その収集に努めるものとする。
2 課所等の長は、行政資料を刊行又は作成したときは、文書学事課長に送付するものとする。
3 第1項の規定による行政資料の収集は、同一資料につき、県民プラザ用2部、県立図書館用3部、国立国会図書館用5部、計10部とする。
(発行計画)
第4条 課所等の長は、翌年度の行政資料の発行計画を、行政資料発行計画書(別記様式第1号)により、毎年2月末までに文書学事課長に報告しなければならない。
2 前項に定めるもののほか、課所等の長は、年度の途中において行政資料を発行するときは、文書学事課長に報告しなければならない。
(整理及び保管)
第5条 文書学事課長は、収集した行政資料を、県民が自由に閲覧等ができるよう常に整理し、保管するものとする。
2 前項の規定による行政資料の整理及び保管は、課所等別に分類し、行政資料である旨を表示して行う。
(利用の制限)
第6条 文書学事課長は、行政資料の亡失又は汚損若しくは破損のおそれがあるときは、行政資料の利用を制限することができる。
(写しの交付)
第7条 文書学事課長は、行政資料の写しの交付の申し出があったときは、著作権法(昭和45年法律第48号)の規定に抵触しない限りにおいて、写しの交付を行うことができる。
2 前項の規定により写しの交付を行う場合において、交付に要する費用の徴収については、情報公開事務取扱要綱(平成12年3月21日制定)第4章及び第5章の規定を準用するものとする。
(貸出し)
第8条 文書学事課長は、行政資料の貸出しの申出があったときは、当該行政資料が複数ある場合に限り、行政資料の貸出しを行うことができる。
2 前項の規定による貸出しは、貸出申出書の提出をもって行うこととし、その貸出点数は、申出1件につき3点以内とする。
3 貸出期間は、貸出しした日から14日以内とする。
(保管年限)
第9条 収集した行政資料の保管年限は、当該行政資料の作成年度の翌年度の4月1日から起算して5年とする。ただし、随時実施される事業の案内書等軽易な資料については1年とする。
2 県の計画、事務事業、統計に関する行政資料等で引き続き県民の利用が見込まれる行政資料については、前項の規定にかかわらず必要な期間保管することができる。
(県民への周知等)
第10条 文書学事課長は、要綱第3条第4項に規定する行政資料の一覧表を作成するものとする。
(廃棄)
第11条 保管年限を経過した行政資料については、廃棄するものとする。ただし、県立文書館等から提供の申出があったときには、これに応じるものとする。
附則
1 この要領は、平成19年2月15日から適用する。
2 行政資料の収集管理に関する要綱(平成15年3月25日制定)及び行政資料の収集管理に関する要領(平成15年3月25日制定)は、廃止する。
附則
この要領は、平成20年1月4日から適用する。
