1　電子調達実施の基本方針

要領第3条に定める電子調達の対象となる契約方式については、電子調達システムで処理することとし、原則として紙による入札書等の提出(以下「紙入札」という。)は認めないものとする。ただし、特に必要と認めた場合はこの限りでない。

2　紙による入札書提出の承諾の基準(要領第22条第1項関係)

入札執行者は、次に該当する場合には、紙による入札書等の提出を承諾するものとする。

(1)　紙による入札書の提出を認める基準

電子入札手続きの開始前において、入札に参加しようとする者から、紙入札方式参加承諾願(様式1)が提出され、次のいずれかの事由に該当する場合

①　特定調達契約案件において、入札に参加しようとする者が紙による入札書の提出を希望する場合

②　電子調達システムの利用者登録をしているが、ICカードが失効、閉塞又は破損等の入札執行者がやむを得ないと認める事由により使用できない場合

③　システム障害又は通信障害等により参加できない場合

④　競争入札参加資格審査申請書記載事項変更届出に係る審査及び要領第4条第2項に定めるICカードの利用者登録に係る審査が終了していない場合

⑤　その他特に必要と認めた場合

(2)　紙による入札書の提出への変更を認める基準

電子入札手続きの開始後、入札に参加しようとする者から紙による入札書の提出への変更を求められ、「紙入札方式参加承諾願」(様式1)が提出され、次のいずれかの事由に該当する場合。(入札書提出期限までに紙による入札書の提出への変更手続きの完了が見込めるほか、全体の入札手続きに影響がないと認められる場合に限る。)

①　電子入札システムの利用者登録をしているが、ICカードが失効、閉塞又は破損等の入札執行者がやむを得ないと認める事由により使用できない場合

②　システム障害又は通信障害等により締切に間に合わない場合

③　その他明らかに電子入札によることが困難であると認められる場合

3　紙による入札書の提出を認めた場合の手続(要領第22条第1項関係)

紙による入札書の提出を認めた者の手続きは、次のとおり行うものとする。

(1)　仕様書等に関する質問及び回答

質問及び回答の方法は、入札執行者が別に定めることとし、提出された質問は、全員の閲覧に供するため、電子入札システムに登録する。

(2)　競争参加資格確認申請

競争参加資格確認申請は、競争参加資格確認申請書(栃木県公共調達等入札事務処理要領((令和4(2022)年3月14日施行)以下「入札要領」という。)別記様式第1号)により行う。

(3)　入札参加資格要件の審査結果

入札参加資格要件の審査結果は、競争参加資格確認結果通知書(入札要領別記様式第2号)により通知する。

(4)　入札書及び積算内訳書

①　入札書(栃木県公共調達等入札事務処理要領細則((令和4(2022)年3月14日施行)以下「細則」という。)様式3)及び積算内訳書は、封筒に入れて封かんして開札日時までに入札執行者が指定する場所に原則持参させる。持参によらない場合の方法は、入札執行者が別に定める。

②　入札書は、競争入札参加資格者名簿に登載されている契約等権限者名で作成させる。

③　入札書には、任意の3桁のくじ番号を記載させる。なお、記載がない場合又は数字の判読が不能の場合は、くじ番号を入札書記載金額の上3桁とする。ただし、総合評価落札方式を適用した案件の場合は記載不要とする。

(5)　辞退届

入札書の提出期限までに入札執行者が指定する場所に入札辞退届(細則様式5)を提出させる。

(6)　落札通知

原則として開札場所において口頭で通知する。

4　案件登録

(1)　入札の受付開始日時(要領第13条第2項関係)

「入札の受付開始日時」は、指名競争入札については、指名通知書発行開始日時の翌日を標準とするものとする。

(標準例：指名通知書発行日　4月1日　入札の受付開始日時　4月2日　9：00)

一般競争入札は、競争参加資格確認通知日時の翌日を標準とする。

(2)　入札の期限(要領第13条第2項関係)

「入札の期限」は、開札予定日時の前日又は前々日を標準とするものとする。

(標準例：開札予定日時　4月10日　入札受付締切日時　4月9日　16：00)

(標準例：開札予定日時　4月10日　入札受付締切日時　4月8日　16：00)

また、「入札の提出期限」とは、電子入札システムに「入札書受付締切日時」として登録した日時をいう。

(3)　再度入札の入札の期限(要領第18条第2項関係)

「再度入札の入札の期限」は、1回目の開札日の翌日又は翌々日を標準とする。

(標準例：開札予定日時　4月10日　再度入札の入札受付締切日時　4月11日　16：00)

(標準例：開札予定日時　4月10日　再度入札の入札受付締切日時　4月12日　16：00)

(4)　その他

その他の日時の設定にあたっては、入札執行者が設定するものとする。

5　添付書類の取扱い

(1)　使用アプリケーション及びバージョンの指定

入札に参加するために必要な添付書類は、原則として電子ファイルにより提出するものとする。ただし、容量が3MBを超える場合又は提出する書類の特性上電子化できない書類が含まれている場合には、郵送又は持参による提出を認めるものとする。

添付書類の作成に使用するアプリケーションソフト及び保存するファイルの形式は、次に掲げるものとする。ただし、当該ファイルの保存時に損なわれる機能は作成時に利用しないものとする。

(2)　圧縮方法の指定

ファイル圧縮を認める場合は、ZIP形式を指定するものとする。

ただし、自己解凍方式は指定しないものとする。

(3)　郵送又は持参の方法及び提出期限

(1)の規定により郵送又は持参での提出を認める場合の方法及び提出期限は次のとおりとする。

①　電子入札システムにより「提出書類通知書」(様式2)の送信をするものとする。

②　必要書類の一式を郵送又は持参するものとし、電子入札システムでの提出との分割は認めないものとする。

③　提出期限は、電子調達の当該書類の提出期限と同一とする。

④　当該書類は、入札執行者があらかじめ指定した場所に到達したときに提出したものとみなすものとする。

(4)　ウィルス感染ファイルの取扱い

入札に参加した者から提出された添付書類へのウィルス感染が判明した場合、直ちに閲覧等を中止し、ウィルス感染している旨を当該入札参加者に電話等で連絡し、必要に応じ郵送又は持参により改めて提出するよう指示するものとする。

6　入札

(1)　入札時の留意点

入札は、次の事項に留意の上提出させるものとする。

①　入札書の入力は正確に行い、入札書提出内容確認画面において入力内容の確認を行ってから入札書を提出すること。

②　入札書の提出期限までに入札書の提出が完了するよう、余裕を持って処理を行うこと。

③　電子入札システムにより入札書が正常に提出されたことを、当該システムの入札書受付票により確認すること。

7　開札(要領第16条関係)

開札は次のとおり行うものとする。

(1)　開札日時

入札執行者は、入札公告又は指名通知においてあらかじめ定めた開札日時(以下「開札予定日時」という。)に達したときは、遅滞なく開札を行うものとする。

(2)　開札場所

電気通信回線を介して電子調達システムに接続できる状態の端末を使用できる場所において行うものとする。

(3)　紙による入札書の取扱い

入札執行者は、紙により提出された入札書がある場合は、はじめにその入札書を開封して入札書記載金額及びくじ番号を電子入札システムに登録した上で、当該電子入札の開札を行うものとする。

(4)　立ち会い

開札は、当該入札事務に関係のない職員の立会いの上で行うものとし、入札者の立ち会いを要しない。また、入札者が開札時の立ち会いを求めた場合は、これを拒めない。

(5)　総合評価落札方式を適用した案件における開札後の取扱い

入札執行者は、総合評価落札方式を適用した案件の開札結果について、電子入札システムにより通知を行い、総合評価点を算出後、落札者を決定するものとする。

(6)　低入札価格調査になった場合の取扱い

入札執行者は、低入札調査基準価格を設定した案件において、最低価格入札者のした入札が当該低入札調査基準価格を下回る場合(総合評価落札方式を適用した案件を除く。)は、電子入札システムにより通知を行い、低入札価格調査後、落札者を決定するものとする。

(7)　開札が長引いた場合の入札参加者への連絡

開札予定時間から落札通知書の発行まで、著しく遅延する場合は、必要に応じ、入札に参加した者に電子入札システム又はその他適当な手段により状況の情報提供を行うものとする。

(8)　開札を中止する場合の取扱い

開札を中止する場合は、電子入札システム又はその他適当な手段により、当該入札に参加した全ての者に通知し、既に提出された入札書については開封しないするものとする。

8　入札の無効の取扱い(要領第19条関係)

ICカードの不正使用等とは、次の(1)の①から④に掲げるものとし、ICカードの不正使用等又は入札後に入札に参加する資格の条件を満たさなくなった場合の取扱いは(2)及び(3)のとおりとする。

(1)　ICカードの不正使用等

①　入札、契約締結等に関する権限を受任者に委任しているにもかかわらず、代表者のICカードを使用した入札

②　代表者あるいは受任者が変更となっているにもかかわらず、ICカード更新中を除き、変更前の代表者あるいは受任者のICカードを使用した入札

③　同一案件に対して、同一業者が複数のICカードを使用した入札

④　その他、明らかにICカードを不正使用したものと認められる入札

(2)　ICカードの不正使用等があった場合

入札参加者が、ICカードを12の(1)から(3)までに掲げる事項に違反して使用した場合及び(1)に掲げるICカードの不正使用等をした場合、入札前に判明した場合には、指名を取り消すか当該入札への参加を認めないことができる。入札後に判明した場合には、当該入札を無効とすることができる。落札後に判明した場合には、契約締結を行わないことができる。契約締結後に判明した場合には、納品又は業務の進捗状況等を考慮して契約を解除するか否かを判断するものとする。

(3)　入札に参加する資格の条件を満たさなくなったと認められる場合

入札者が、入札後に要領第19条第1項第9号に定める指名停止処分となった場合や会社が破産した場合など入札に参加する資格の条件を満たさなくなったと認められる場合は、電子入札システムの入札状況登録において当該入札を無効とし、当該入札は開封しないものとする。

9　落札者決定通知(要領第20条関係)

入札執行者は、落札者を決定した場合は、当該入札に参加した全ての者に対し、電子入札システムにより速やかに最低価格(財産の売払いの場合は最高価格)入札者名、入札記載金額を通知するものとする。

10　落札者決定の保留(要領第21条関係)

(1)　入札執行者は、要領第21条第1項、同第2項、同第4項の規定により落札者の決定を保留する場合は、当該入札に参加した全ての者に対し、電子入札システムにより原則として次に掲げる事項を通知するものとし、要領第21条第3項の規定により落札者の決定を保留する場合は、次の③に掲げる事項を通知するものとする。

①　最低価格入札者名

②　最低価格入札者の入札記載金額

③　落札者の決定を保留した理由等(要領第21条第1項に該当する場合は総合評価点の算定を行う旨、同第2項に該当する場合は調査を行う旨)

11　障害時の対応(要領第8条関係)

入札執行者は、電子調達システムに案件登録後、システムの利用が不能となった場合には、次のとおり対応するものとする。

(1)　入札に参加する者から電子入札ができない旨の申告があった場合

①　障害の内容と復旧の可否について調査確認を行うものとする。

②　すぐに復旧できないと判断され、かつ次に掲げる電子調達システムの障害等により、原則として、入札に参加する複数の者が参加できない場合には、入札の期限及び開札予定日時の変更を行うことができる。

ア　天災

イ　広域・地域的停電

ウ　プロバイダ、通信事業者に起因する通信障害

エ　その他、期限及び日時変更が妥当であると認められる場合(入札に参加する者の責によると認められる場合を除く。)

③　入札執行者は、開札予定日時を変更した場合は、日時変更通知書を送信する。変更後の開札の予定日時が直ちに決定できない場合においては、仮の日時を入力した日時変更通知書を送信するものとし、当該通知書の記事入力欄には、開札の予定日時正式決定後に再度変更通知書が送信される旨の記載を行い、正式な開札の予定日時が決定した場合には、再度変更通知書を送信する。送信できない場合は、電話等で対応するものとする。

④　開札予定日時等を変更する場合にあっては、開札日時が開札予定日時から起算して14日を過ぎることができないことに留意するものとする。

(2)　発注者側にシステム障害が発生した場合

①　電子入札システムのシステム管理者と協議し、障害復旧の見込みがある場合には、入札の期限及び開札予定日時の変更を行い、障害復旧の見込みがない場合には、紙入札に移行できるものとする。

②　復旧の見込みがあるが、変更後の開札予定日時が直ちに決定できない場合においては、仮の日時を入力した日時変更通知書を送信するものとし、当該通知書の記事入力欄には、開札予定日時正式決定後に再度変更通知書が送信される旨の記載を行い、正式な開札予定日時が決定した場合には、再度変更通知書を送信する。送信できない場合は、電話等で対応するものとする。

(3)　紙入札へ移行する場合の取扱い

(2)の①の規定により紙入札に移行する場合は、次のとおり取り扱うものとする。

①　既に電子調達システムで完了した入札参加資格要件の審査結果通知等の手続等は有効とし、既に送信された入札は無効とする。

②　入札執行者は、入札参加資格要件を満たすとされた者又は指名業者に対し、電話等の確実な方法で以下の事項について速やかに連絡する。

ア　入札方法を紙入札に変更すること

イ　既に完了している電子調達システムによる手続は有効なものとして取り扱うこと

ウ　既に送信された入札は無効とすること

エ　既に入札をした者は改めて紙により入札書を提出しなければならないこと

オ　紙により入札書を提出する方法その他必要事項

③　入札執行者は、電子入札システムの当該案件名に「(紙入札に移行)」と追記変更し、以降当該案件に係る電子入札システム処理を行わないものとする。

12　利用者登録及びICカードの取扱い

(1)　利用者登録(要領第5条第1項関係)

①　電子入札システムにより入札をしようとする者は、電子入札を利用するICカードについてあらかじめ電子入札システムから利用者登録を行うものとする。

②　利用者登録を行った者は、利用者登録した代表窓口情報及びICカード利用部署情報に変更が生じた場合は、随時変更内容の登録を行うものとする。また、ICカードが失効した場合には、新たなICカードにより利用者登録を行うものとする。

(2)　電子調達システムを利用することができるICカードの基準

電子調達システムを利用することができるICカードは、競争入札参加資格者名簿に登載されている代表者(入札、契約締結等に関する権限を受任者に委任している場合は、受任者)のICカードに限るものとする。

入札書の提出に使用するICカードは、開札日時において有効期限内のICカードに限ることとする。

なお、開札予定日時等の変更の有無に関わらず、開札日時において有効期限を過ぎるICカードによる入札は無効とするため、有効期限が開札予定日時から起算して14日を経過した日時以降のものを使用するものとする。

(3)　個別案件における委任の取扱い

個別案件における委任は認めないものとする。

(4)　受任者との契約締結

受任者のICカードにより入札を行い落札した場合には、受任者と契約を締結するものとする。

13　入札参加資格の取扱い

(1)　入札参加資格者名簿の登載事項

入札参加資格者名簿の登載事項に変更が生じた入札参加者は、「栃木県競争入札参加資格(物品・役務)審査申請　申請書記載事項変更の手引き」に定める方法により競争入札参加資格審査申請書記載事項変更届を提出するものとする。

(2)　審査が終了するまでの対応

競争入札参加資格審査申請書記載事項変更の届出及びICカードの利用者登録に係る審査が終了するまでの間は、「2　紙による入札書提出の承諾の基準」に基づき紙による入札書の提出を承諾するものとする。

14　運用時間

(1)　システムの運用時間

電子入札システム及び入札情報システム(PPI)の運用時間は、栃木県の休日に関する条例に規定する県の休日(以下「県の休日」という。)を除く次の時間帯とする。

(2)　ヘルプデスクの運用時間

電子入札ヘルプデスクの運用時間は、県の休日を除く9：00から18：00とする。

(3)　保守等による停止

次に掲げる場合には、システムの利用者に事前の通知を行うことなく、システムの運用の停止、休止、中断又は制限を行うことができるものとする。

①　システムの定期保守点検を行う場合

②　①のほかシステムの保守又は改変等を行う必要のある場合

③　システムに重大な障害その他やむを得ない理由が生じた場合

附則

附則(令和3年10月1日会管第197号)

附則(令和4年3月23日会管第377号)