2　職員は、常に文書の所在を明らかにし、き損、紛失等事故の防止に留意しなければならない。

2　総括文書管理者は、所属における文書の取扱いについて随時調査し、改善の必要があると認めるときは、所属長に対し、その方策を指示するものとする。

2　文書主管課長は、必要があると認めるときは、所属長に対し、当該所属における文書の管理状況について報告を求めることができる。

2　文書管理責任者は、所属における円滑かつ適正な文書事務の処理に努めるものとする。

2　文書管理担当者は、上司の命を受けて所属における次に掲げる事務を処理するものとする。

2　公示文書とは、次に掲げるものをいう。

3　令達文書とは、次に掲げるものをいう。

4　通達文書は、次に掲げるものをいう。

5　一般文書とは、前3項に掲げる文書以外のものをいう。

2　郵便料金の未払又は不足の郵便物を受け取る必要が生じたときは、郵便切手により当該未払又は不足の額に相当する料金を支払い受領するものとする。

2　文書管理担当者は、前項第1号の規定により収受した文書(以下「収受文書」という。)を当該収受文書を主管する担当者に配布しなければならない。

2　所属長は、提出された収受文書について閲覧し、自ら処理するもののほか、必要な処理方針を担当者に指示し、速やかに処理させるものとする。

2　使送で送付する文書は、県において行う文書使送事務に委託するものとする。

3　郵便で送付する文書は、文書主管課において取り扱うものとする。ただし、急を要する文書又は重要と認められる文書及び規定の時間外又は休日に発送する文書にあっては、所属において直接発送することができる。

4　直接送付する必要がある文書は、所属長が指名した者が携行して送付するものとし、法令等に受領方法の定めがあるもの及び簡易なものを除き、文書送付簿(別記様式第5号)に所定事項を記入し、受領者の署名又は受領印を受けるものとする。

5　名あて人に直接開封させる必要がある文書については、封筒に「親展」と朱色で表示するものとする。

2　口頭による願届があったときは、別に定めがあるもののほか、口頭願届用紙(別記様式第7号)に記載するものとする。

2　起案文書の作成に当たっては、起案の趣旨、目的等を十分に研究し、関係する法令、通達等を検討して内容に正確を期するとともに、疑義を生ずることがないように留意しなければならない。

2　文書の書き方は左横書きとする。ただし、次に掲げる文書にあっては、縦書きとする。

3　用紙は、原則として、日本産業規格に基づく紙加工仕上寸法のA列4番の大きさのものを用いるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、あらかじめ関係者が出席した会議で決定又は承認された事案は、合議を省略することができる。この場合において、起案者は、当該事案が決定又は承認された会議名及び年月日を回議用紙に記入し、会議の庶務を処理する所属長の確認を受けるものとする。

3　合議を経た後、その内容が変更され、又は廃案となったときは、合議した所属にその旨を連絡するものとする。

2　訓令のうち公示を要するものは、県公報に登載するものとする。

3　県公報に登載を要する事項については、その原議に県公報登載原稿一部を添え、文書主管課長に提出しなければならない。

4　前項の規定により原議及び県公報登載原稿の提出を受けた文書主管課長は、県公報登載原簿(別記様式第9号)に記入し、登載の手続きをするものとする。

2　前項の規定により原議の提出を受けた文書主管課長は、令達原簿(別記様式第10号)に文書の種別ごとに所定事項を記入し、当該原議に令達番号を付してこれを提出した所属に返送するものとする。この場合において、訓令は、公示を要するものについては「甲」を、公示を要さないものについては「乙」をそれぞれ冠するものとする。

3　訓令のうち、公示を要するものは別表第2のとおりとする。

4　令達番号は、文書の種別ごとの一連番号とし、暦年ごとに更新するものとする。

5　第1項に規定する文書を施行するときは、当該文書に令達番号及び施行の年月日を付すものとし、施行後、速やかに当該文書の写しを文書主管課長に提出するものとする。

6　署において達を施行するときは、令達番号の前に所属記号(別表第3)を付すものとする。

2　前項本文の規定にかかわらず、内容が簡易な文書については所属記号又は文書番号を省略することができる。この場合において、文書番号を省略したときは、「号外」とし、所属記号及び文書番号を省略したときは、「事務連絡」とするものとする。

3　文書番号は、同一事案が完結するまでその同一番号を用いることができる。ただし、翌年に及ぶものについては、新たな文書番号を用いるものとする。

4　文書収発簿は、その該当する文書の量が多いもの、一定の取扱いを要するもの等について、所属長の承認を得て、その業務単位に分冊して別個に取り扱うことができるものとし、所属記号の次にその業務を表す記号を括弧内に付するものとする。

5　親展文書は「親」の字を、所属記号の次に付するものとする。

6　前各項の規定により付する文書番号は、一連番号とし、暦年ごとに更新するものとする。

2　前項の規定による表示のほか、当該文書の処理について特に必要がある場合は、印又は文字等を表示することができる。

2　前項の規定にかかわらず、法令等の規定により権限を行使する者の名が定められている文書については、権限を行使する者(法令等の規定に基づき委任を受けた者を含む。)の名で施行しなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、所属長が特に必要があると認める文書については、県警察名、所属名等を用いることができる。

4　施行者名及びあて名は、一定の形式があるもののほか、職名のみを記載し、氏名は省略するものとする。

5　発出する文書には、照会その他便宜に資するため、必要に応じて、その本文の末尾に事務を主管する担当係名等当該文書についての連絡先を表示するものとする。

2　公印の登録、使用手続、管理その他公印に関する必要な事項は、別に定める。

2　前項の規定により県民広報相談課に印刷を依頼するときは、所属長は、文書印刷委託票(別記様式第13号)に所定事項を記載し、原議とともに文書主管課長に回付するものとする。

3　文書主管課長は、前項の委託を受けた場合は、文書書式例に基づく書式又は字句の使用に誤りを認めたときは、これを訂正することができる。

4　印刷した文書は、原議とともに委託した所属に回付するものとする。

2　完結文書の保存期間は、暦年によって編さんするものについては処理が完結した年の翌年の1月1日から、年度によって編さんするものについては処理が完結した年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、別に定めがあるものについては、この限りでない。

3　保存期間が1年未満の完結文書は、前項の規定にかかわらず、指定された廃棄期日まで保存するものとする。

4　文書の施行者は、完結文書の保存期間を延長し、又は短縮する必要があると認めるものについては、当該文書のあて先に通知して、当該文書の保存期間の延長又は短縮を行うことができる。

2　総括文書管理者は、前項のファイル基準表について変更を必要とする事由が生じたときは、速やかに訂正し所属長に示すものとする。

3　前項に規定するファイル基準表は、別記様式第14号によるものとする。

2　前項の簿冊等(簿冊等の態様により所定の場所に収納することが困難なものは除く。)は、キャビネット、鉄庫その他の適切な収納器具(以下「収納器具」という。)の所定の場所に収納するものとする。

2　文書の紙数が少ない簿冊等又は他の簿冊等に合わせて保存することが、事務処理上便利なものは、それぞれ次年(年度によるものについては、次年度)にわたって継続使用し、又は合冊して保存することができる。

3　前項の規定により継続使用する簿冊等は、年(年度によるものについては、年度)別に索引及び見出しをつけて明らかにし、表紙の年(年度によるものについては、年度)の下に「継続」と朱書するものとし、合冊した場合は、その簿冊等名を併記しておくものとする。

2　文書を廃棄するときは、裁断、溶解、焼却等文書が復元できない方法により行わなければならない。

2　前項の規定による指定は、秘密保全の必要に応じ適正に行わなければならない。

3　秘密文書の指定に当たっては、秘密保持のため特別の取扱いを要する期間(以下「秘密期間」という。)を定めなければならない。

4　第1項各号に規定する者(以下「指定権者」という。)は、この規定に定めるもののほか、必要があると認めるときは、秘密文書を処理する者の具体的な範囲又は秘密文書の取扱いの細目について指示をするものとする。

2　取扱責任者は、秘密文書登録簿(別記様式第17号。)を備え、秘密文書を作成し、又は収受した都度、登録番号その他所定事項を記入し、秘密文書の登録をしなければならない。

3　前項の登録番号は、一連番号とし、暦年ごとに更新するものとする。

2　秘密文書の発送及び収受は、次に掲げる方法により行うものとする。

3　秘密文書は、名あて人又は名あて人が特に指定した者でなければ開封してはならない。

4　秘密文書を会議の席上で配布する等直接関係者に手渡す場合においては、前2項の規定にかかわらず、指定権者の定める方法によることができる。

2　前項による秘密文書の伝達に際しては、その秘密文書の種類に応じ指定権者が、伝達事務の取扱者、伝達する相手方及び通信方法を指定するものとし、かつ、伝達事務の取扱者は、必要に応じ暗号を用い、又は秘話装置を使用する等秘密が漏れることのないようにして行わなければならない。

2　秘密文書の廃棄は、取扱責任者の指定する立会人の立会いのもとに、焼却等復元のできない方法により行わなければならない。

3　前2項の規定により秘密文書を廃棄した場合には、取扱責任者は、廃棄の年月日及び場所、文書の件名、廃棄者、並びに立会人の職及び氏名を所属長に報告するとともに、秘密文書登録簿に所定事項を記入しておかなければならない。

4　所属長は、第1項第3号の規定により秘密文書を廃棄した場合においては、前項の事項を当該秘密文書の指定権者に通報しなければならない。

2　指定権者は、前項の報告を受けたときは、速やかに紛失等の状況を調査し、かつ、秘密保全上必要な措置を講ずるとともに、その旨を本部長に報告しなければならない。

2　秘密文書の内容が秘密を要しなくなったとき又はその程度を緩和しても差し支えのない状態となったときは、指定権者は、当該秘密文書の指定を解除し、又は秘密の区分若しくは秘密期間を変更することができる。

3　指定権者は、秘密文書の指定を解除し、又は秘密の区分若しくは秘密期間を変更したときは、当該秘密文書の件名、解除の年月日等必要な事項を速やかに関係者に通報しなければならない。

4　取扱責任者は、前項の規定による通報を受けたときは、速やかに秘密文書登録簿に所定事項を記入するとともに、当該文書を整理しなければならない。

2　前項ただし書の規定により複製した場合は、原本と同様の取扱いをしなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成13年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の栃木県警察文書取扱規程(以下「新規程」という。)の規定は、新規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得した文書について適用し、同日前に作成し、又は取得した文書については、なお従前の例による。

3　施行日の属する年における新規程第39条の規定の適用については、同条中「毎年12月末日までに、翌年(年度によるものについては、翌年度)の」とあるのは、「新規程の施行日以降速やかに平成13年(年度によるものについては、平成13年度)の」とする。

4　この訓令の施行の際現に存する改正前の栃木県警察文書取扱い規程の規定により調製した諸用紙は、当分の間、所要の補正をして使用することができる。

(栃木県警察本部訓令で定める様式の用紙規格を定める訓令の廃止)

5　栃木県警察本部訓令で定める様式の用紙規格を定める訓令(平成6年栃木県警察本部訓令第1号)は、廃止する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成13年1月1日から施行する。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

1　この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成15年1月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成30年1月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年7月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和3年11月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。